No hay tarea más impopular para los asociados que tener que facturar y reportar en una plataforma el trabajo realizado. Sin embargo, muchas veces esta impopularidad suele deberse a una falta de conciencia sobre la considerable cantidad de dinero que se pierde debido al registro incorrecto o incompleto de su tiempo. Estas pérdidas se agravan aún más cuando las áreas de apoyo administrativo y los socios analizan los resultados de esta medición de manera deficiente. Dado que la labor de las firmas se basa en la venta de tiempo, una correcta medición, interpretación y gestión de este recurso es esencial para maximizar la rentabilidad.
La importancia del tiempo registrado no se limita únicamente a la facturación por horas. El grado de utilización del tiempo de cada profesional es un indicador clave que puede ser empleado para diversos fines, y la facturación por horas es solo uno de ellos. En la actualidad, con la creciente adopción de métodos alternativos de facturación, las investigaciones, los análisis de consultoría, y los debates internos en las firmas destacan la importancia de calcular con precisión el costo de prestación del servicio para poder ofrecer presupuestos cerrados, los cuales son cada vez más apetecidos.
La forma es menos importante que el fondo. Ya sea un simple Excel o una plataforma avanzada de gestión para que sus asociados registren el tiempo de manera eficiente, una firma debe encontrar la herramienta que mejor se adapte a su nivel de sofisticación. El desarrollo tecnológico en este ámbito ha sido tan significativo que, hoy en día, existen plataformas que utilizan inteligencia artificial y se conectan directamente con el calendario de los abogados para automatizar el registro del trabajo realizado, simplificando considerablemente esta tarea. Además, estas plataformas se integran con el software contable y de facturación, consolidando lo que anteriormente requería hasta cuatro o más procesos en uno solo.
Para los profesionales, no es crucial entender el “qué”, sino el “porqué” detrás de las métricas. Aunque es evidente que para cobrar por horas ellos entienden se debe registrar el tiempo dedicado a cada proyecto, muchos no comprenden que este registro tiene otras finalidades, las cuales son tanto o incluso más importantes que la propia facturación, destacando, entre otras, la capacidad de calcular el costo interno del proyecto. Esto incluye el costo de elaborar una demanda, redactar un contrato, realizar una reunión o gestionar un recurso de reposición. A partir de estas métricas se conoce la capacidad total de producción que tiene la firma y la que será necesaria para lograr la estrategia que se ha planteado, se evalúan el enfoque y los clientes que tienen, y se planifica el momento de efectuar nuevas contrataciones, así como el grado de utilización requerido (que también debe formar parte de la estrategia de la firma).
Implementar los incentivos adecuados es una forma efectiva de motivar a los profesionales a mejorar la precisión y oportunidad en el registro de su tiempo. Estos incentivos pueden ir desde componentes variables en su remuneración, hasta la imposición de estándares mínimos de desempeño en la firma, esenciales para su desarrollo y crecimiento profesional. Lo que se mide y se recompensa, se cumple.
Una vez que la firma ha implementado y parametrizado un sistema eficaz de registro de tiempos, y ha capacitado tanto al personal administrativo (non fee earners), como a los abogados que generan ingresos (fee earners), surge el desafío de analizar y presentar estos datos de manera clara y oportuna a los socios para facilitar la toma de decisiones estratégicas. Un aspecto crítico para evaluar es el grado de “utilización” definido como el porcentaje de horas facturables trabajadas en relación con el total de horas trabajadas por cada fee earner. Este indicador puede analizarse a nivel individual, por área de práctica y en el conjunto de la firma.
La utilización actúa como un determinante clave de la productividad ya que permite evaluar la eficiencia con la que se están empleando los recursos humanos, (abogados fee earners), en relación con la generación de ingresos. Para cuantificar la productividad deseada se puede multiplicar el grado de utilización por la tarifa media horaria (rate medio). Este cálculo proporciona una métrica clara y cuantificable que refleja la capacidad de la firma para maximizar sus ingresos a partir de la estructura de costos existente. Al optimizar la utilización no solo se mejoran los márgenes de rentabilidad, sino que también se pueden identificar áreas donde es posible incrementar la eficiencia operativa, ajustar tarifas o reasignar recursos para alinearlos mejor con la demanda del mercado y las estrategias de crecimiento de la firma.
En resumen, gestionar de manera eficiente el registro del tiempo es fundamental para maximizar la rentabilidad y optimizar las decisiones estratégicas. Este proceso no solo afecta la facturación directa, sino que también proporciona una visión clara de la productividad y del costo real de los servicios, aspectos esenciales para una planificación y crecimiento sostenibles. Además, permite tomar decisiones informadas sobre la oferta de nuevos servicios o la eliminación de aquellos que no resultan rentables.
Para lograr una toma de decisiones efectiva, es clave que todos los miembros de la firma comprendan la importancia del registro de tiempo. Aunque la facturación por horas puede estar disminuyendo en popularidad, la correcta medición del tiempo sigue siendo esencial para la rentabilidad y la eficiencia operativa de la firma. Como afirmamos en Black.Swan: «Cuanto menos se facture y cobre por horas a los clientes, más importancia adquiere para una firma la correcta medición del tiempo«.
Antonio Gómez Montoya