Tomado de: El conficencial

La gestión de riesgos en los asuntos o proyectos legales es un componente esencial para asegurar la rentabilidad, minimizar pérdidas no facturables y fortalecer la confianza del cliente en el despacho. Los servicios jurídicos no están exentos de riesgos en su desarrollo. En este artículo analizamos cómo identificar, evaluar y mitigar riesgos en asuntos legales, con especial atención a cómo una adecuada gestión de riesgos mejora el desempeño financiero y la rentabilidad de cada uno de los asuntos.

 En todos los asuntos y proyectos que atienden las firmas de abogados existen, como en toda obra humana, impactos externos más o menos graves que poco tienen que ver con la materia jurídica ni quaestio iuris. Estos riesgos están relacionados con la realidad de los tribunales, las tipologías de clientes, cuestiones internas del día a día, tropiezos, errores y otras externalidades, agravados por la inherente aleatoriedad e incertidumbre de los servicios profesionales. Estos riesgos no jurídicos o no estrictamente legales deben ser gestionados con atención.

 Estas cuestiones afectan de forma oculta a la rentabilidad de los asuntos, a menudo más que el resultado o éxito del propio caso. Al impactar de manera silenciosa y ser percibidos como imponderables, suelen ser desatendidos por la dirección del despacho. Sin embargo, estos riesgos son gestionables, y su adecuada gestión puede aportar beneficios en numerosos ámbitos.

 El elemento central en la gestión de riesgos es la anticipación. Identificar los riesgos posibles desde el inicio del asunto —riesgos financieros, temporales, reputacionales, de interlocución con partes contrarias, de información al cliente y normativos, entre otros— permite planificar estrategias efectivas para mitigarlos.

La identificación del riesgo consiste en determinar qué riesgos pueden aparecer, cómo afectarán al proyecto y documentar sus características. Esta identificación debe realizarse regularmente, a medida que avanza el asunto, contemplando tanto riesgos internos como externos. Los internos son elementos controlables dentro del equipo, como la asignación de personal o la estimación de horas. Los externos, en cambio, están fuera de su control, como cambios en el mercado o regulaciones administrativas.

Los riesgos más comunes impactan sobre el tiempo (retrasos) o las personas (marcha de intervinientes). Para este último, la comunicación interna y la gestión del conocimiento son esenciales.

En los despachos de abogados, el riesgo de la marcha de abogados y miembros del equipo es recurrente. Esto puede mitigarse mediante herramientas de gestión del conocimiento, que aseguren que el conocimiento del proyecto permanezca en la firma, incluso si alguien deja el equipo. Asimismo, las incertidumbres de los procedimientos judiciales deben ser tratadas como riesgos y abordadas con medidas preventivas.

Una vez identificados los riesgos, es fundamental clasificarlos y priorizarlos según su impacto y probabilidad. Herramientas como una “matriz de impacto y probabilidad” permiten visualizar y priorizar riesgos críticos. Para proyectos complejos, puede ser necesario un “análisis cuantitativo y cualitativo” más detallado.

 Las estrategias para mitigar riesgos se agrupan en cuatro categorías: 1) Evitación: Modificar el alcance o metodología para eliminar el riesgo. Por ejemplo, renegociar plazos para evitar retrasos. 2) Transferencia: Delegar el riesgo a terceros, como aseguradoras o colaboradores expertos. 3) Mitigación: Reducir impacto o probabilidad, implementando revisiones de calidad. 4) Aceptación: Asumir ciertos riesgos y preparar planes de contingencia.

Tácticas comunes incluyen: 1) asignar roles claros en el equipo; 2) comunicar riesgos al equipo y al cliente; 3) diseñar respuestas específicas para riesgos identificados; y 4) documentar y dar seguimiento a los riesgos y sus impactos.

 Aunque estas tareas puedan parecer laboriosas, al integrarlas desde el inicio, su impacto en la planificación es mínimo y permiten presupuestar correctamente el caso. Además, reúnen el conocimiento implícito de la firma, lo que facilita su implementación.

 La gestión de riesgos es clave para la rentabilidad porque anticiparse a problemas, mejora la previsión de costos y reduce pérdidas no facturables. Muchos asuntos sufren desviaciones significativas al enfrentar problemas imprevistos, traduciéndose en tareas no facturables que afectan directamente al margen.

Con una estrategia de riesgos, los despachos pueden estructurar presupuestos que cubran costos directos y contingencias, evitando afectar al cliente ni a la rentabilidad. Esto también mejora la relación y confianza del cliente, ya que se evitan sobrecostos y se proyecta control y organización, especialmente en proyectos complejos.

 Minimizar tareas no facturables maximiza la rentabilidad y permite dedicar más recursos a tareas de mayor valor añadido. Así, los abogados pueden concentrarse en aspectos críticos del caso, optimizando su desempeño y el valor entregado al cliente.

 En definitiva, la gestión de riesgos es una inversión en la estabilidad y sostenibilidad de las firmas a largo plazo, previniendo problemas, reforzando relaciones con clientes y protegiendo la rentabilidad.

* José Luis Pérez Benítez, socio de BlackSwan